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Petit déjeuner-causerie |
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Vous venez d’apprendre une excellente nouvelle. Vous avez été choisi pour organiser le prochain congrès international de votre association. Une fois l’euphorie du moment passé, vous retombez les deux pieds sur terre. Par où commencer? Qui vous secondera dans l’organisation? « Certaines associations sont très structurées, elles vous proposent des lignes directrices très précises. D’autres organisations vous laisseront complètement libres. Dans un cas comme dans l’autre, ce n’est pas plus évident de commencer la planification au lendemain de la victoire. Dans tous les cas, il faut savoir identifier dès le début quelles seront les attentes face à votre événement », affirme Alain Carbonneau, directeur des ventes – congrès chez JPdL Québec. La liste de celles-ci peut vite s’allonger, tant au plan financier que scientifique qu’au niveau de l’image de marque que souhaite véhiculer l’association. M. Carbonneau suggère donc aux « ambassadeurs » de retourner au cahier de mise en candidature avant de mettre en branle le processus de planification de leur congrès. « Selon quels critères avez-vous été sélectionnés? Quels sont les engagements prévus dans le document? Ensuite, seulement, on s’assoit et on dresse l’inventaire de ce qu’on aura à accomplir et des ressources disponibles pour y arriver ». Recherche du site du congrès, production du matériel promotionnel, gestion des inscriptions, planification du programme scientifique, sélection des hôtels et mise en place d’un système de réservation en ligne, consultation pour la recherche de commandites, conception des soirées d’ouverture et de fermeture, coordination des excursions touristiques et des visites techniques pour les congressistes, gestion des envois post-congrès, les tâches sont nombreuses. Heureusement, les personnes ou regroupements susceptibles de vous aider dans votre vaste mission le sont tout autant; université, association locale, collègues, Office du tourisme de Québec, Centre des congrès de Qquébec, professionnels d’organisation d’événements.
« L’important est
d’associer chaque tâche à la bonne personne. Demandez-vous toujours
s’il s’agit de la meilleure personne pour remplir la mission qui lui
est confiée? A-t-elle la même compréhension que vous de
l’orchestration de l’événement? », précise M. Carbonneau. Conseillé du début à la fin Plusieurs « ambassadeurs », surtout ceux qui en sont à leur première expérience, débutent la préparation de leur événement avec quelques collègues, pour finalement se rendre compte que la charge de travail est trop importante pour le temps qu’ils peuvent consacrer à sa planification. De là, l’importance, selon M. Carbonneau, d’avoir recours aux organisateurs professionnels de congrès (PCO). « Ceux-ci peuvent vous aider dans l’organisation d’un congrès selon une approche ponctuelle, en secondant les ressources en place, ou selon une formule clé en main, en s’occupant de tout de A à Z. Il s’agit d’un investissement en vue de la réussite d’un événement. Le PCO agira comme un guide dans l’aventure ».
Il déplore que trop de gens perçoivent
les PCO comme de simples gestionnaires de logistique, alors qu’ils
sont plutôt là pour maximiser l’ensemble des retombées d’un congrès
international (financières, scientifiques et humaines). Cette
perception erronée fait en sorte que « l’ambassadeur » fait
généralement appel aux PCO tardivement dans le processus de
préparation, souvent pour pallier des lacunes ou solutionner des
problèmes. « Pourtant, une intervention précoce peut faire
économiser temps et énergie. Le PCO devient alors un relais entre
l’ambassadeur et ses différents comités en place, un conseiller afin
qu’ils orchestrent efficacement leurs énergies et leurs efforts.
Cela leur permettra assurément de mener à bien leur congrès et
d’assurer son succès ». |
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