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Petit déjeuner-causerie
Résumé complet de la conférence

Donnez de la saveur à un événement
Martine Rioux

« Organiser un événement, c’est un peu comme recevoir des convives chez soi. Il faut savoir créer une ambiance qui leur plaira et fera en sorte que les invités passeront un bon moment en notre compagnie. Pas besoin de sortir les coupes en cristal à toutes les fois, mais il faut au moins avoir fait le ménage ».

Pierre Quintin, de Groupe Zone Communication, utilise souvent des analogies avec la cuisine lorsqu’il parle de la tenue d’un événement corporatif. Pour lui, les mots « créativité et rigueur » sont la clé vers la réussite. « Il faut insérer de la nouveauté tout en respectant les règles de l’art. Si on suit toujours une recette au pied de la lettre, elle finit par ne rien goûter. Elle devient fade et sans intérêt », dit-il.

M. Quintin tente ainsi de mettre les organisateurs d’événements en garde contre la tentation de « faire du copier-coller » année après année. « Avant d’accepter la présidence d’un colloque, il faut savoir pourquoi on le fait. Généralement, on espère laisser sa marque. S’il s’agit d’un événement récurrent, il y a probablement une certaine tradition à suivre. Cependant, il est toujours possible d’innover sans tout changer, d’apporter sa petite touche personnelle sans bouleverser les acquis ».

Selon lui, il n’y a pas de limite à ce qu’on peut prévoir pour un événement. Il se désole d’ailleurs de voir tant d’organisateurs se mettre des barrières avant même d’avoir formé leur comité. « Être dynamique, créatif et un peu avant-gardiste, cela ne coûte pas nécessairement plus cher », avance-t-il, conscient que le point de vue monétaire freine bien souvent les ardeurs des organisateurs.

Tout est simplement une question d’équilibre, poursuit-il. « Il suffit de peu pour arriver à être original et à faire quelque chose de différent. Ce sont bien souvent les petits détails qui viendront transformer la perception que les gens auront d’un événement ». Une salle plus intimiste, un éclairage plus tamisé, un animateur bien choisi, une ambiance musicale particulière, un contenu moins lourd et plus varié, voilà quelques exemples de changements possibles.

Il rappelle également aux organisateurs qu’ils devraient être à l’écoute des participants. Dans le cas d’un colloque annuel, par exemple, il conseille de bien lire les commentaires reçus à propos de l’édition précédente avant d’élaborer le contenu de la nouvelle édition. « Il existe une très grande offre pour des événements associatifs. Par contre, les gens sortent de moins en moins. Ils choisiront l’événement qui répondra le mieux à leurs attentes ».

Un travail d’équipe

Par ailleurs, un président d’événement ne fait jamais cavalier seul. « Un événement, c’est une affaire d’équipe. Le président doit toujours s’entourer de gens qui partagent les mêmes objectifs que lui, mais qui peuvent aussi lui ouvrir les portes d’autres horizons», fait valoir M. Quintin.

Comme il est essentiel d’avoir une personne qui gèrera les comptes au sein du comité et une autre qui coordonnera les activités, il est tout aussi indispensable d’avoir une personne qui connaît bien la communication événementielle. Parfois, certains comités auront besoin d’un guide externe pour les diriger dans leur cheminement, mais d’autres peuvent très bien y arriver seul. Cela dépend beaucoup de l’importance de l’événement.

« La préparation compte pour la majeure partie de la réalisation d’un événement. Lorsqu’on a réussi à créer un contenant attrayant, un contenu fort, une ambiance agréable et que l’on s’entoure de fournisseurs qualifiés, le tour est joué… Il nous reste seulement à surveiller les sourires », précise M. Quintin. Bref, une fois que la table est mise, il ne vous reste plus qu’à attendre l’arrivée des convives et à espérer que tout se déroulera sans pépin!